在實際工作中,我發現同事在拿到名片後,仍然需要經過一連串人工流程:
- 手機拍照、或是掃描名片
- 傳到電腦
- 手動輸入公司、姓名、電話
- 還很容易漏資料或輸錯
因此我開始思考:
能不能在不架設伺服器、不導入複雜系統的情況下,把這件事自動化?
這篇文章記錄我實作的一套 名片自動建檔系統,核心完全建立在 Google 生態系上。
系統目標與整體概念
我的目標很單純:
只要用手機拍照上傳名片,就能自動解析內容,並寫入 Google Spreadsheet。
整體流程如下:
1.手機直接拍照,上傳到指定的 Google Drive 資料夾
2.由 Google Apps Script 定期掃描新圖片
3.使用 Gemini AI API 辨識名片內容(非單純 OCR),將結構化資料寫入 Google Spreadsheet
4.將處理完成的名片移動到封存資料夾,避免重複處理
使用到的工具與技術
- Google Drive:名片圖片的儲存與狀態管理
- Google Sheets:結構化資料表(輕量資料庫)
- Google Apps Script:自動化中樞
- Google Gemini Vision API:影像 + 語意理解
這個組合的優點是:
不需要額外主機
成本低
團隊成員幾乎都能上手
維護成本非常小
資料欄位設計
實際使用時,名片資訊往往比想像中複雜(多支電話、分機、圖示標註),
因此我最後採用以下欄位結構:
- 狀態
- 公司
- 姓名
- 職稱
- Mobile(手機)
- Office Phone(公司電話 / 分機)
- 地址
- 建檔日期
- 原始檔案網址
這些欄位會在 Google Spreadsheet 的第一列先設定好,後續 Apps Script 會依照固定順序寫入。
第一步:Google Drive 環境準備
先在 Google Drive 建立一個主資料夾,例如:名片管理系統
並在裡面建立兩個子資料夾:
Inbox(待處理):
手機拍照後,名片圖片一律上傳到這裡Archived(已建檔):
名片處理完成後會自動移動到這個資料夾
重要
請記下這兩個資料夾網址列中 folders/ 後面的 ID,後續 Apps Script 需要使用。