建立名片自動建檔系統（Google Drive + Sheets + Gemini）

在實際工作中，我發現同事在拿到名片後，仍然需要經過一連串人工流程：

手機拍照、或是掃描名片
傳到電腦
手動輸入公司、姓名、電話
還很容易漏資料或輸錯

因此我開始思考：
能不能在不架設伺服器、不導入複雜系統的情況下，把這件事自動化？

這篇文章記錄我實作的一套名片自動建檔系統，核心完全建立在 Google 生態系上。

系統目標與整體概念

我的目標很單純：

只要用手機拍照上傳名片，就能自動解析內容，並寫入 Google Spreadsheet。

整體流程如下：

1.手機直接拍照，上傳到指定的 Google Drive 資料夾

2.由 Google Apps Script 定期掃描新圖片

3.使用 Gemini AI API 辨識名片內容（非單純 OCR），將結構化資料寫入 Google Spreadsheet

4.將處理完成的名片移動到封存資料夾，避免重複處理

使用到的工具與技術

Google Drive：名片圖片的儲存與狀態管理
Google Sheets：結構化資料表（輕量資料庫）
Google Apps Script：自動化中樞
Google Gemini Vision API：影像 + 語意理解

這個組合的優點是：
不需要額外主機
成本低
團隊成員幾乎都能上手
維護成本非常小

資料欄位設計

實際使用時，名片資訊往往比想像中複雜（多支電話、分機、圖示標註），
因此我最後採用以下欄位結構：

狀態
公司
姓名
職稱
Email
Mobile（手機）
Office Phone（公司電話 / 分機）
地址
建檔日期
原始檔案網址

這些欄位會在 Google Spreadsheet 的第一列先設定好，後續 Apps Script 會依照固定順序寫入。

第一步：Google Drive 環境準備

先在 Google Drive 建立一個主資料夾，例如：名片管理系統

並在裡面建立兩個子資料夾：

Inbox（待處理）：
手機拍照後，名片圖片一律上傳到這裡
Archived（已建檔）：
名片處理完成後會自動移動到這個資料夾

重要

請記下這兩個資料夾網址列中 folders/ 後面的 ID，後續 Apps Script 需要使用。

第二步：Google Spreadsheet 設定

建立一個新的 Google Spreadsheet（試算表），並在第一列設定好所有欄位名稱（順序需與程式碼一致）。

這個 Sheet 將扮演「名片資料庫」的角色。

Apps Script:

API Key 與安全性設定

本系統使用 Google Gemini API，需要設定 API Key。

不建議直接把 Key 寫在程式碼中，正確做法是使用 Apps Script 的 Script Properties：

PropertiesService
  .getScriptProperties()
  .getProperty('GEMINI_API_KEY')

在 sidebar 的設定：

第三步：部署 Google Apps Script

1.打開 Google Spreadsheet

2.點擊「擴充功能」→「Apps Script」

3.刪除原有程式碼

4.貼上整段 Apps Script 程式

此 Script 的主要工作包含：

掃描 Inbox 資料夾中的圖片
呼叫 Gemini Vision API 辨識名片
將資料寫入 Google Sheet
移動檔案至 Archived

程式碼，請參閱：https://gist.github.com/Eva813/7de5cd72e97ff410a38322bb0b3c4d2f

1.主程式入口

function processBusinessCards() {
  // 主流程：掃描 Inbox → 呼叫 AI → 寫入 Sheet → 移動檔案
}

2.防止電話號碼被誤判為公式

const escapeFormula = (text) => {
  if (!text) return '';
  const str = text.toString().trim();
  if (str.startsWith('+') || str.startsWith('=')) {
    return "'" + str;
  }
  return str;
};

3.呼叫 Gemini AI API

function callGeminiVision(file) {
  // Base64 encode
  // 呼叫 Gemini Vision API
  // 嚴格要求 JSON 回傳
}

設定自動觸發條件

最後，在 Apps Script 中設定時間驅動 Trigger：

每小時執行一次、或每日批次處理

這樣只要有新名片上傳，就會自動建檔，不需要人工介入。

結語

透過這套系統，我成功將名片建檔流程自動化，大幅減少同事的工作量與錯誤率。
如果你也有類似需求，歡迎參考這篇文章，並根據自己的情況進行調整與擴展！